หลายคนคงเคยใช้ประโยชน์จาก Google Docs กันมาแล้วไม่มากก็น้อย ในบทความฉบับนี้ผมจะขอนำเสนอการทำ Mailing List หรือแบบฟอร์มรับจดหมายข่าว สำหรับนำไปติดตั้งไว้ใน เว็บไซต์ หรือ บล็อก ของคุณ โดยใช้โปรแกรม Spreadsheet ของ Google Docs นี่แหละครับ และเพียงไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ หากสนใจ เชิญติดตามอ่านกันต่อเลยครับ
เริ่มต้นด้วยการเข้าไปที่เว็บไซต์ http://docs.google.com จากนั้นทำการล็อกอินด้วยบัญชีของ Google ที่มีอยู่
เสร็จแล้วหน้าเว็บเพจก็จะไปที่ Dashboard ของเราซึ่งจะเป็นส่วนที่ผู้ใช้สามารถจัดการงานเอกสารต่างๆทั้งหมดที่นี่
ที่ เมนู ป็อบ-อัพ ด้านบนซ้าย จะเห็นคำว่า Create New คลิกแล้วเลือก Spreadsheet
เมื่อเข้ามายังหน้าโปรแกรม Spreadsheet
ใครที่เคยใช้ Microsoft Exel มาก่อนคงจะคุ้นเคยกับรูปร่างหน้าตากันดี
ที่เมนูบาร์ เลือก Form และ Create a Form
หน้าต่าง Edit Form จะปรากฏขึ้นมาให้เราทำการปรับแต่ง
ที่หน้าต่าง Edit Form ในช่องแรกจะเป็นฟิลด์ Untitled Form ซึ่งให้ทำการตั้งชื่อแบบฟอร์มลงไป โดยในที่นี้จะเป็นการทำระบบ Mailing List ดังนั้นก็อาจจะตั้งชื่อว่า Mailing List หรือ สมัครรับจดหมายข่าว ลงไป
ช่องถัดลงมาให้ใส่รายละเอียดลงไป เช่น กรอกอีเมล์เพื่อสมัครรับจดหมายข่าวที่น่าสนใจจากทางเว็บไซต์ หรืออาจจะเว้นไว้ก็ได้
ไล่ลงมาอีก จะพบกับส่วนของ Question Title ให้ใส่คำว่า E-mail หรือ กรอกอี-เมล์ ส่วนรายละเอียดอื่นๆให้ปล่อยเป็นค่าเดิม แล้วทำการติ๊ก Make this a required question เลือก Done และทำการ Save แบบฟอร์ม แล้วปิดหน้าต่างออกมาที่หน้า Spreadsheet
ในตารารางถว A ให้เปลี่ยนชื่อตรง Timestamp เป็น Mailing List หรือ จดหมายข่าว
เสร็จแล้วไปที่เมนู Share ขวามือด้านบน เลือก See who has access
หน้าต่าง Share with others จะปรากฏขึ้นมา
ในส่วนของ Sign-in is required to view this item ให้เลือก Change และเปลี่ยนเป็นค่า Let people view without signing in จากนั้นทำการ Save & Close
กลับมาที่หน้า Spresdsheet อีกครั้ง ไปที่ Share และเลือก Publish as a web page
หน้าต่าง Publish to the web จะขึ้นมา ให้ติ๊กที่ช่อง Automatically republish when changes are made และคลิก Start publishing และเลือก Close เพื่อปิดหน้าต่าง
ในหน้า Spreadsheet อีกครั้งหนึ่ง ให้ไปที่เมนูบาร์ เลือก File และ Save & Close
กลับไปที่หน้า Dashboard จะเห็นแบบฟอร์มที่เราสร้างขึ้นในส่วนของ All Items ซึ่งชื่องานของเราสามารถจะเปลี่ยนตามที่ต้องการได้
หลังจากขั้นตอนการสร้างที่อธิบายไปแล้ว ก็มาถึงการนำแบบฟอร์มไปวางไว้ในเว็บไซต์บริเวณหรือบนหน้าเว็บเพจที่ต้องการ
เริ่มต้นให้ทำการคลิกเข้าไปยังแบบฟอร์มที่สร้างเอาไว้แล้ว โดยในที่นี้ใช้ชื่อว่า Mailing List เสร็จแล้วหน้า Spreadsheet ซึ่งมีรายละเอียดของแบบฟอร์มที่สร้างจะปรากฏขึ้นมา
ให้ทำการเลือก Form จากเมนูบาร์ และเลือก Embed Form
หน้าต่าง Embed จะขึ้นมา ในฟิลด์ของ Paste this into your blog or website
ให้ทำการก็อบปี้โค้ดทั้งหมดแล้วนำโค้ดที่ได้ไปวางไว้ยังส่วนที่ต้องการของเว็บไซต์หรือแม้แต่เว็บล็อก